Meilleures pratiques pour la distribution du courrier inter-services : Les moyens d'intégrer une distribution réussie
La distribution du courrier interservices est un élément indispensable pour toute organisation qui envoie des courriels ou d'autres communications internes à l'échelle de l'entreprise. Pour garantir une distribution efficace et en temps voulu, de nombreuses organisations ont mis en place un processus standard pour le courrier interservices. Si votre organisation dispose d'un processus standard, êtes-vous sûr qu'il s'agit du meilleur disponible ? Comment pouvez-vous être certain que votre système actuel est le plus efficace possible ? Si votre réponse à l'une de ces questions est "non", poursuivez votre lecture pour découvrir les meilleures pratiques de distribution du courrier interservices. Ces conseils et stratégies vous aideront à rationaliser vos processus de communication à l'échelle de l'entreprise afin que chacun reçoive ses messages au moment où il en a le plus besoin.
Établir un processus standard pour la distribution du courrier interdépartemental
Lorsque vous commencez une campagne d'intégration de la distribution du courrier interdépartemental, la première étape consiste à établir un processus standard pour la distribution du courrier. Ce processus doit être clairement documenté et mis à la disposition de chaque utilisateur. C'est une bonne occasion d'examiner votre processus actuel et de voir s'il peut être amélioré. Considérez les questions suivantes lorsque vous établissez votre processus standard : - Quelles sont les heures d'ouverture de votre service de distribution du courrier ? - Quels sont les départements qui acceptent le courrier ? - Quels sont les départements qui livrent le courrier ? - Quels sont les départements qui devraient recevoir directement le courrier interservices ? - Où va le courrier lorsqu'il n'est pas livré ?
Définissez clairement le rôle de chaque service dans ce processus.
Une fois que vous avez mis en place un processus standard, vous devez définir les rôles de chaque service qui participe au processus. Assurez-vous de comprendre les tâches et les responsabilités de chaque service et la manière dont ces tâches s'intègrent dans le processus global. En plus d'aider les nouveaux employés à comprendre leurs rôles et responsabilités, cela permettra de s'assurer que chaque service dispose des outils nécessaires pour mener à bien ses tâches. - Quelles sont les heures d'ouverture de votre service de distribution du courrier ? - Quels services acceptent le courrier ? - Quels sont les services qui distribuent le courrier ? - Quels départements doivent recevoir directement le courrier interservices ? - Où va le courrier lorsqu'il n'est pas distribué ?
Assurez-vous que votre base de données est exacte et à jour.
L'une des raisons les plus courantes d'un retard lié au courrier est une base de données inexacte. Si la personne à laquelle le message est adressé est mal orthographiée ou omise dans la base de données, votre message ne sera pas distribué. De plus, si le département est mal orthographié ou omis dans la base de données, votre message sera retardé, voire non distribué. Par exemple, disons que vous souhaitez envoyer un message électronique à Jane Doe, responsable de la comptabilité de votre organisation. Vous envoyez donc le message à coursier pas cher . Cependant, l'e-mail n'est pas distribué parce que la base de données n'inclut pas le département de la comptabilité. Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons. Les informations ont peut-être été mal saisies ou quelqu'un a supprimé manuellement le service de la base de données. Quelle que soit la cause, le résultat est le même : vos messages ne parviennent pas à leurs destinataires. Alors, comment vous assurer que votre base de données est exacte et à jour ? - Effectuez des audits réguliers de la base de données - Utilisez des filtres et des alertes pour identifier les problèmes - Utilisez un outil de validation des données
Ajouter un mécanisme de suivi électronique
Un autre moyen de garantir une distribution précise et en temps voulu consiste à ajouter un mécanisme de suivi électronique à vos services de courrier interne. Cela peut sembler exagéré, mais l'intégration d'un système de suivi des e-mails vous permettra de surveiller la progression de vos messages. Vous pourrez ainsi consulter des rapports d'état indiquant les services auxquels les messages ont été remis, l'état actuel des messages (en attente de ramassage, en attente d'action, etc.) et la date à laquelle ils seront remis à leurs destinataires. En moyenne, les organisations qui mettent en place des mécanismes de suivi réduisent de 10 % le temps de distribution de leur courrier. Cela peut sembler peu, mais lorsque vous considérez que cela aura un impact sur chaque personne à tous les niveaux de votre organisation, les avantages d'un système de suivi électronique sont considérables. - Utilisez un outil de validation des données
Automatisez le processus si possible
Un processus manuel n'est jamais aussi efficace qu'il pourrait l'être. Donc, si vous avez identifié des moyens de rationaliser votre processus, envisagez d'automatiser les tâches qui peuvent l'être. Recherchez des moyens de rationaliser à la fois la mise en place de la distribution du courrier interbureau et le processus de ramassage. - Utilisez un outil de validation des données
Conclusion
En fin de compte, le plus important est que le système de courrier interne de votre entreprise fonctionne pour tout le monde. Pour ce faire, le processus doit être transparent et efficace. Si le processus actuel ne fonctionne pas, envisagez d'y apporter des changements. Cela vaut la peine de s'assurer que chacun reçoit les messages dont il a besoin au moment où il en a le plus besoin.
